La pandémie de Covid-19 continue de faire des victimes dans le monde entier, mais la vie reprend petit à petit son cours normal au Canada, comme ailleurs. Il est notamment possible de commencer à planifier divers évènements et réceptions, à condition de respecter les mesures sanitaires imposées dans chaque province.

Découvrez donc tout ce qu’il faut savoir pour bien préparer un bal des finissants.

Les différentes étapes des préparatifs

Pour que les préparatifs d’un bal des finissants soient bien ficelés, il faut procéder étape par étape. Voici comment vous pourrez procéder :

• Mettre en place un comité d’organisation ;
• Déterminer le budget ;
• Définir le nombre de participants et d’invités autorisés ;
• Trouver une salle de réception adaptée ;
• Définir le thème du bal ;
• Penser aux animations et différents concours à proposer ;
• Trouver des prestataires de qualité : traiteurs, musiciens ou encore photographes ;
• Réaliser les décorations et procéder aux installations.

Les points essentiels d’une bonne organisation

Le budget

Le comité de planification doit établir un budget avant de se lancer dans les préparatifs. Cela facilite le choix des thèmes, du nombre d’invités, du prix des billets, du repas à servir sans oublier la sélection des nombreux autres prestataires à solliciter. Cette étape vous évite surtout de vous retrouver avec des factures surélevées qui ne correspondent pas à la somme dont vous disposez. 

La sonorisation

Il est important d’engager un bon DJ et un animateur compétent. Et il est tout aussi essentiel de prévoir une sonorisation adaptée à la situation. Le son doit couvrir toute la pièce de manière homogène afin que tout le monde puisse profiter de la fête.

Le repas

Au-delà du menu proprement dit, il faut aussi tenir compte des allergies et des restrictions alimentaires de chacun afin que tout le monde puisse profiter pleinement de l’évènement. Il est donc recommandé d’effectuer à l’avance un sondage auprès des participants pour savoir le type de nourriture à commander.

Agence 4 Saisons s’occupe de vos préparatifs

Agence 4 Saisons peut vous accompagner durant les préparatifs de votre bal des finissants. Nous pouvons prendre en charge tout ou partie de votre organisation pour que vous puissiez vous concentrer sur d’autres priorités.

Dans tous les cas, nous collaborons avec des prestataires expérimentés dans le domaine de l’évènementiel pour assurer le bon déroulement des festivités, notamment des traiteurs, des animateurs ou encore des photographes et vidéastes. Faites-nous savoir vos besoins, nous nous chargeons du reste.