Le bal des finissants est un évènement que tant de jeunes ayant terminé leurs études secondaires et universitaires attendent avec impatience. Néanmoins, préparer cette fête nécessite une organisation bien ordonnée de la part de chacun. Voici les principales étapes à suivre pour un bal de finissants réussi.

Mettre en place le comité de planification

L’organisation du bal de finissants est un travail de groupe qui nécessite un effort collectif. Cela commence par la planification qui consiste à répartir le groupe en comités et en sous-comités.

Ainsi, chaque petit groupe se verra attribuer une tâche particulière, notamment la mise en place du budget, la collecte de fonds, la décoration, la recherche des prestataires pour la restauration, la sonorisation et l’animation, la création et l’impression des billets et des invitations…

Établir la liste d’invités et la politique de vente des billets

Qui dit bal de finissants implique nécessairement une vente de billets afin de collecter des fonds pour financer l’événement. Il est important de dresser une liste des invités, dont les personnes qui n’auront pas à acheter de billets, mais qui seront conviées d’office. Il s’agit notamment des directeurs d’école et des professeurs.

Il faut également mettre en place une politique de vente des billets. Cela peut être, par exemple, la vente obligatoire d’un certain nombre de billets par étudiant (billets qui seront vendus à leur famille et à leurs amis) ou une autre manière de vendre rapidement et facilement les billets.

Choisir le thème

Les bals de finissants sont généralement organisés autour d’un thème prédéfini que tous les participants vont respecter durant la soirée. Cela va rendre votre évènement unique tout en donnant le ton au niveau de la décoration et du style vestimentaire des invités.

L’option la plus classique consiste à adopter les couleurs de votre établissement pour la soirée. Toutefois, vous pouvez faire preuve d’imagination et opter pour un thème plus original. Les films (Pirates des Caraïbes, Harry Potter, super héros…), les couleurs (soirée blanche, noir et blanc ou encore rouge…), un dress code particulier (décontracté, chic ou élégant…) sont des exemples très tendance.

Choisir le menu

Vous devrez déterminer les préférences alimentaires des invités en réalisant un petit sondage. Vous en tirerez les restrictions alimentaires, les produits auxquels le plus de personnes sont allergiques, les aliments les plus appréciés…

Ainsi, vous pourrez dresser une liste à envoyer au traiteur. Ce dernier organisera le menu en fonction de celle-ci. Veillez à fixer une date limite dans les réponses au sondage afin de faciliter l’organisation du traiteur.

Promouvoir et superviser régulièrement

Afin d’assurer le succès de votre bal de finissants, faites-en régulièrement la promotion en imprimant et distribuant par exemple des affiches alléchantes qui mettront l’eau à la bouche. Vous pouvez même organiser des mini-jeux qui mettront l’ambiance durant la fête.

Veillez également à superviser régulièrement chaque groupe du comité d’organisation. Assurez-vous que chacun réalise les tâches assignées comme il se doit et dans les délais.

Faites confiance à Agence 4 Saisons pour un bal de finissants réussi

Organiser un bal de finissants n’est pas facile. Afin de vous éviter tout tracas et stress supplémentaire, vous pouvez faire entièrement confiance à Agence 4 Saisons pour que cet évènement soit inoubliable et réussi. Nous proposons des prestations complètes et prenons en main l’organisation de votre célébration de A à Z.